5 Protocolos indispensables para la gestión inmobiliaria
Cuando hablamos de protocolo empresarial, hablamos de una serie de normas internas de conducta que se aplican en una organización en función de cada contexto en el que actúa.
Las principales características del protocolo empresarial son Accesibilidad, Obligatoriedad y, Flexibilidad. La finalidad del protocolo empresarial es crear una imagen corporativa uniforme y establecer normas de actuación dentro de la propia compañía, así como con otros stakeholders. Si no establecemos ciertos procesos nos resultará imposible establecer estándares de calidad, hacer mediciones de resultados, detectar necesidades o áreas de mejora, y por supuesto, establecer objetivos realistas, medibles, concretos y ajustados a las necesidades reales del negocio.
Es conveniente hacer el protocolo en un lenguaje sencillo y fácilmente comprensible – así evitaremos confusiones en su aplicación – y describir cada paso en detalle por mucho que nos parezca obvio algún paso o aclaración. Para su redacción es importante pensar en cómo lo entendería una persona que no supiera nada del tema. Sin límites, pero con cierta precisión, en Grupo Habitazone queremos que conozcas los 5 protocolos que no pueden faltar en tu agencia inmobiliaria.
Protocolo de contacto, este es el punto de partida de la actividad inmobiliaria, por lo tanto, es necesario definir cómo, cuándo y de qué manera se va a puede producir ese contacto y cuál ha de ser nuestra respuesta en tiempo, forma y contenido. Recomendamos realizar un diagrama de flujo en el que aparezcan cada uno de estos elementos, atendiendo al análisis de la competencia y a la creación de su propio know-how o, lo que queremos aportar en nuestra calidad de servicio.
También, es necesario establecer a través de qué medio se realizará el contacto, si es telefónicamente, por correo electrónico, presencialmente en nuestra oficina, por redes sociales, entre otras. Posteriormente tendremos que diseñar cómo responderemos a cada contacto, por qué medio y en qué plazo de tiempo.
Protocolo de gestión de base de datos, desde la apertura de la relación comercial o la generación de un lead, nos urge un tema de índole legal que cobra vital importancia para poder gestionar las oportunidades comerciales que surjan. Se trata de la regulación de Protección de Datos (LOPD / GDPR RGPD) que nos exige una gestión correcta de los datos de las personas que contactamos o que nos contactan.
Poseer un protocolo cerrado de cómo obtenemos su consentimiento para el tratamiento comercial de sus datos personales, cómo gestionamos la base datos, quién o quiénes tienen acceso a esta, y cómo nos comunicamos con las personas es prioritario para evitar cualquier tipo de incidencia legal.
Protocolo de captación, el más relevante en la gestión de las inmobiliarias. En este protocolo hay que puntual
izar en qué momento y de qué forma se analizan: la zona donde está situada la vivienda, sus características, los pros y los contras en relación al mercado y la demanda actual. Los resultados que se desprenden de dicho análisis y la manera en la que, profesionalmente, vamos a mostrarlos al propietario.
Con la información necesaria para realizar el análisis de mercado, es recomendable realizar un plan de marketing de la vivienda, en el que incluiremos (fotos, videos, infografías, proyectos de reformas, planos, entre otros), e indicaremos los canales que utilizaremos para publicar la vivienda como: portales inmobiliarios, cartelería, redes sociales o email marketing, según las necesidades de la propiedad, con la finalidad de encontrar el máximo número de personas interesadas en su inmueble y lograr su venta lo antes posible.
Protocolo del proceso de venta, este es el protocolo en el que como asesores nos sentimos más identificados, por ende, en el que debemos crear un guion de cómo contactaremos con los posibles compradores (medio, tiempo de gestión, contenido y metodología), cómo programamos la vista comercial y cómo gestionamos las características del inmueble y la resolución de las posibles objeciones que surjan.
El proceso de venta es el flujo más largo y con más circunstancias en las que tenemos que saber qué hacer cuando el lead avanza “OK” o cuando se frena “KO” y tenemos estar preparados para encontrar u ofrecer alternativas a los clientes que se ajusten más a sus necesidades.
Protocolo de seguimiento, es común que se tenga el pensamiento de que una vez cerrada una compraventa, nuestro trabajo ha terminado con las partes implicadas, pero esto es un grave error. Para generar una buena reputación, mantener la profesionalidad y elevar los niveles de prescripción, lo que más recomendamos es establecer un protocolo de seguimiento.
Se puedes realizar encuestas de satisfacción, solicitar a los clientes reseñas sobre su experiencia con la empresa, llamadas de seguimiento para ver si todo está correcto, o incluso, una comunicación periódica para saber el clima del mercado. No se trata de ser invasivos ni pesados, sino de cuidar una relación comercial que, según casa experiencia puede ser positivo para futuras recomendaciones o, nuevas oportunidades comerciales directa o indirectamente.
Katherin Pereira Gómez
Coordinadora de Marketing
